כמו רוב האנשים, אתה כנראה משתמש באקסל למשימות רציניות, כגון פרויקטים בבית ספר או בעבודה. אז, הקבצים שאתה עובד עליהם חשובים מאוד. במקרה שמשהו משתבש, כמו הפסקת חשמל, או שאתה סוגר את המסמך בטעות, אין סיבה להיכנס לפאניקה.
ל-Office 365 יש את אפשרות השמירה האוטומטית, ששומרת את קבצי Excel, Word ו-PowerPoint שלך כל כמה שניות. ל-Office 2016 ולגרסה ישנה יותר של החבילה יש את אפשרות השחזור האוטומטי, המאפשרת לך לשחזר קבצים שלא נשמרו כראוי.
המשך לקרוא ולגלות עוד על תכונות השמירה האוטומטית והשחזור האוטומטי של Excel.
שמירה אוטומטית של Excel
אם אתה מנוי ל-Office 365, קבצי ה-Office שלך יישמרו אוטומטית עם אפשרות השמירה האוטומטית. אפשרות זו מופעלת כברירת מחדל, ותוכלו לראות אותה בפינה השמאלית העליונה של חלון ה-Excel. שמירה אוטומטית תשמור קבצים ישירות בחשבון OneDrive Microsoft Cloud שלך, או SharePoint Online.
אתה יכול לכבות אפשרות זו על ידי הזזת המחוון. במקרה שסמל השמירה האוטומטית אפור, סביר להניח שהקבצים שלך נשמרים במיקום אחר מלבד הענן (למשל, תיקיה מקומית במחשב שלך או בשרת).
בדרך כלל, אתה רוצה את אפשרות השמירה האוטומטית מופעלת בכל עת מכיוון שאינך יודע מתי תזדקק לה. אתה לא יכול לתכנן מצבים כמו מחסור בחשמל או סגירת אקסל בטעות.
אם תהיתם באיזו תדירות מבצע שמירה אוטומטית של Excel, זמן ברירת המחדל הוא כל עשר דקות. אתה יכול לשנות הגדרה זו, אם כי התהליך יוסבר לאחר קטע השחזור האוטומטי מכיוון שהנתיבים עבור Office 365 וגרסאות ישנות יותר זהים.
בעיה בשמירה אוטומטית
למרות שתכונת השמירה האוטומטית שימושית מאוד בכל עת, יש בעיה שחלק מהמשתמשים התלוננו עליה. הבעיה מתעוררת כאשר אתה מנסה לשמור קובץ באמצעות שמירה בשם ואפשרות השמירה האוטומטית מופעלת.
השינויים שתבצע לפני השימוש בפקודה Save As יעדכנו את הקובץ המקורי, גם אם אינך רוצה בכך. אם תשתמש בתכונה 'שמור בשם' ותקרא לקובץ החדש משהו שונה מהמקור, זה עלול לגרום לבעיות ובלבול.
אנשים התלוננו על זה ומיקרוסופט הקשיבה. בתוכניות Office 365, כולל Excel, הציגה מיקרוסופט תכונה חדשה של שמור עותק. תכונה זו עוזרת לך להימנע מטעויות בשמירה אוטומטית. כעת ניתן לשמור את הקבצים בדיוק כפי שהתכוונתם, מבלי לבצע שינויים במקור.
שחזור אוטומטי של Excel
שמירה אוטומטית לא הייתה עניין בתשלומים הקודמים של Office. ל- Excel 2016 וגרסאות קודמות יש אפשרות שחזור אוטומטי, במקום זאת. תכונה זו משמשת גם כהגנה מפני נסיבות בלתי צפויות שעלולות למחוק את הקבצים שלך.
לדוגמה, כאשר Excel קורס עקב מחסור בחשמל, בפעם הבאה שתפתח אותו תראה חלון שחזור מסמכים. לאחר מכן תוכל לבחור לשחזר את הקובץ או למחוק אותו. תראה את התאריך והשעה המדויקים של הקובץ, כך שתוכל לקבוע בדיוק באיזה קובץ מדובר.
אם איבדת מספר קבצים, כולם יוצגו. אתה יכול גם ללחוץ על כל אחד מהם ולצפות בהם לפני שתחליט אם לשמור אותם או לא. עצה, שמרו על זמן ההתאוששות בזמן ברירת המחדל של עשר דקות או תקצרו אותו אפילו יותר.
כיצד לשנות את טיימרי השמירה האוטומטית והשחזור האוטומטי
בעיות יכולות להתעורר בכל רגע. אם אתה בפרויקט חשוב, עדיף לתכנן גיבוי קבצים. אתה לא רוצה לאבד את הנתונים שלך, וזו הסיבה שיש להגדיר טיימרים לשמירה אוטומטית של Excel או לשחזור אוטומטי למינימום.
כך תוכל לשנות את הטיימרים לשמירה אוטומטית ושחזור אוטומטי (אותו נתיב זהה עבור כל גרסה של Excel):
- פתח את Excel במחשב שלך.
- לחץ על תפריט קובץ בפינה השמאלית העליונה של המסך.
- בחר אפשרויות מהתפריט הנפתח.
- לחץ על הכרטיסייה שמור משמאל.
- אתה יכול לבחור את פורמט הקובץ ולהפעיל או להשבית את אפשרויות השמירה האוטומטית/שחזור האוטומטי כאן. ודא שתיבת הסימון שליד שמירה אוטומטית/שחזור אוטומטי מסומנת, כמו גם זו שלמטה - "שמור את הגרסה האחרונה שנשמרה אוטומטית אם אני סוגר מבלי לשמור."
- ציין באיזו תדירות שמירה אוטומטית או שחזור אוטומטי ישמרו מידע (הזן מספר מ-1 עד 120, הזמן נמדד בדקות).
אל תאבד נתונים
לאבד קובץ אקסל שעבדת עליו שעות זה סיוט. זה קרה לכולם, לפחות פעם אחת. אתה לא צריך לדאוג יותר בקשר לזה, פשוט הפעל את השמירה האוטומטית והשחזור האוטומטי, ואתה תהיה בטוח.
ניתן להגדיר את טיימר השחזור האוטומטי לדקה אחת, רק שים לב שזה עשוי להשפיע על ביצועי ה-Excel שלך. למרות זאת, סביר להניח שאפילו לא תשים לב להבדל. תכונה זו מועילה מכדי להזניח.
כיצד מוגדר הטיימר שלך לשחזור אוטומטי ושמירה אוטומטית? האם אי פעם היית צריך את התכונה הזו? ספר לנו בקטע התגובות, נשמח לשמוע ממך.