Google Sheets דומה ל-Microsoft Excel. למרות שהוא לא יכול להתחרות ישירות עם כל תכונה של האפליקציה הישנה של מיקרוסופט, Sheets מחזיק מעמד ככלי גיליון אלקטרוני רב עוצמה המסוגל לאזן תקציבים, לבצע משוואות ולעקוב אחר נתונים בזמן אמת.
רבות מהתכונות של Excel משוכפלות או משתקפות בתוך Sheets, מה שמקל על המעבר מחבילת הפרודוקטיביות של מיקרוסופט להצעות של גוגל עצמה. משתמשים עם גיליונות אלקטרוניים בסיסיים (אלו ללא פקודות מאקרו מותאמות אישית או אלמנטים עיצוביים) יכולים למעשה פשוט לייבא ישירות את קבצי ה-Excel שלהם ל-Sheets ללא בעיות או תקלות.
בעיה אחת שהייתה למשתמשי גיליונות אלקטרוניים היא שבתהליך של ייבוא ואיסוף נתונים ממקורות מרובים (אחת מהמשימות הרבות בהן גיליונות אלקטרוניים מצוינים), אין זה נדיר שיופיעו תאים, שורות ועמודות ריקות אקראיות. בתוך המסמך. למרות שבעיה זו ניתנת לניהול בגיליונות קטנים יותר, שבהם אתה יכול פשוט למחוק את השורות באופן ידני, זו בעיה עצומה כשהיא מופיעה במסמכים גדולים יותר.
עם זאת, הסרת רווחים ריקים אלה היא מהירה וקלה אם אתה יודע את השלבים הנכונים. במאמר זה, אני אראה לך כיצד להסיר את כל השורות והעמודות הריקות במסמך Google Sheets שלך באמצעות מסנן אוטומטי.
השיטה הפשוטה
אם אתה מנסה למחוק את כל השורות הריקות מתחת לתוכן שלך, אתה יכול. כדי להיפטר מכל העמודות הריקות פשוט לחץ על השורה שאיתה תרצה להתחיל והשתמש בפקודות המקלדת הבאות:
תפוח עץ - Command + Shift + חץ למטה
מחשב - Control + Shift + חץ למטה
לאחר שתעשה זאת, תבחין שהגיליון כולו מודגש. לחץ לחיצה ימנית ובחר באפשרות למחוק את כל השורות. המוצר המוגמר שלך ייראה כך:
אתה יכול לעשות את אותו הדבר גם עבור כל העמודות מימין לנתונים שלך. באמצעות אותן פקודות כמו לעיל, השתמש בחץ ימינה, סמן את כל העמודות, לחץ לחיצה ימנית ומחק. זה משאיר גיליון נתונים נקי בהרבה.
שימוש במסנן האוטומטי
הגדרת מסנן אוטומטי
במילים פשוטות; מסנן אוטומטי לוקח את הערכים בתוך עמודות ה-Excel שלך והופך אותם למסננים ספציפיים בהתבסס על התוכן של כל תא - או במקרה זה, היעדרו.
למרות שהוצגו במקור ב-Excel 97, מסננים אוטומטיים (ומסננים בכלל) הפכו לחלק עצום של תוכניות גיליונות אלקטרוניים, למרות המיעוט הקטן של משתמשים שיודעים עליהם ומשתמשים בהם.
ניתן להשתמש בפונקציית הסינון האוטומטי למספר שיטות מיון שונות. למעשה, הם חזקים מספיק כדי למיין ולדחוף את כל התאים הריקים לתחתית או לראש הגיליון האלקטרוני שלך.
- התחל בפתיחת הגיליון האלקטרוני המכיל שורות ועמודות ריקות שברצונך להסיר מהמסמך שלך.
- לאחר פתיחת המסמך, הוסף שורה חדשה בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני שלך. בתא הראשון (A1), הקלד איזה שם שתרצה להשתמש עבור המסנן שלך. זה יהיה תא הכותרת של המסנן שאנו עומדים ליצור.
- לאחר יצירת השורה החדשה, מצא את סמל המסנן בשורת הפקודות בתוך Google Sheets. זה בתמונה למטה; המראה הכללי שלו דומה למשולש הפוך עם קו החוצה את התחתית, כמו כוס מרטיני.
לחיצה על כפתור זה תיצור מסנן, אשר כברירת מחדל ידגיש כמה מהתאים שלך בירוק בצד שמאל של הלוח. מכיוון שאנו רוצים שהמסנן הזה יתרחב לכל המסמך שלנו, לחץ על התפריט הנפתח הקטן שליד סמל המסנן. כאן תראה מספר אפשרויות לשינוי המסננים שלך. בראש הרשימה, בחר "צור תצוגת סינון חדשה."
החלונית שלך ב-Google Sheets תתרחב ויהפוך לצבע אפור כהה, יחד עם נקודת כניסה שבה תוכל להזין את הפרמטרים של המסנן שלך. זה לא קריטי שתכלול כל עמודה בודדת, אבל וודא שכללת כל שורה ועמודה במסמך שלך המכילות רווחים ריקים. ליתר ביטחון, אתה יכול פשוט שהמסנן יכסה את כל המסמך שלך. כדי להזין את זה למסמך שלך, הקלד משהו כמו A1:G45, כאשר A1 הוא תא ההתחלה ו-G45 הוא תא הסיום. כל תא שביניהם ייבחר במסנן החדש שלך.
שימוש במסנן האוטומטי להזזת תאים ריקים
הקטע הבא הזה עשוי להיראות קצת מוזר מכיוון שהוא יעביר ויארגן מחדש את הנתונים שלך באופן שנראה מנוגד לאינטואיציה במקרה הטוב והרסני במקרה הרע.
לאחר בחירת המסנן שלך, לחץ על סמל הקו המשולש הירוק בעמודה A1 של הגיליון האלקטרוני שלך, שם הגדרת כותרת קודם לכן. בחר "מיין A-Z" מתפריט זה. אתה תראה שהנתונים שלך עוברים לסדר אלפביתי, מתחיל במספרים ואחריהם באותיות.
הרווחים הריקים, בינתיים, יידחקו לתחתית הגיליון האלקטרוני שלך. המשך להשתמש בגיליון האלקטרוני שלך עמודה אחר עמודה עד שהתאים הריקים שלך עברו לתחתית התצוגה ויש לך גוש נתונים מוצק אחד המוצג בחלק העליון של Google Sheets. סביר להניח שזה יהפוך את הנתונים שלך לבלגן בלתי קריא - אל תדאג, הכל יסתדר בסופו של דבר.
מחיקת התאים הריקים שלך
לאחר שהתאים הריקים שלך הועברו לתחתית הגיליון האלקטרוני שלך, מחיקתם היא פשוטה כמו מחיקת כל תא אחר. השתמש בעכבר כדי להדגיש ולבחור את התאים הריקים בגיליון האלקטרוני שלך שהועברו לתחתית המסמך.
בהתאם למספר התאים הריקים ואזור העבודה של הגיליון האלקטרוני שלך, ייתכן שתרצה להתרחק מעט מהתצוגה כדי לראות יותר את האזור שמסביב (רוב הדפדפנים, כולל Chrome, מאפשרים לך לבצע זום באמצעות Ctrl/Cmd ו- הלחצנים + ו-; אתה יכול גם להחזיק את Ctrl/Cmd לחוץ ולהשתמש בגלגל הגלילה בעכבר או משטח המגע).
לחץ והחזק כדי לבחור את התאים הריקים שמסביב וגרור את העכבר על פני כל תא. לחלופין, בצע את השלבים המפורטים למעלה כדי למחוק במהירות את כל התאים מתחת ומימין לנתונים שלך.
לאחר סימון, פשוט לחץ לחיצה ימנית כדי למחוק את התאים הריקים.
ארגון מחדש של הגיליון האלקטרוני שלך
כעת, לאחר שהסרת את התאים הריקים הפוגעים, אתה יכול לארגן מחדש את הגיליון האלקטרוני שלך בחזרה לסדר הרגיל. בזמן לחיצה על אותו כפתור תפריט משולש קוים מקודם בתוך המסנן תאפשר לך לארגן רק בסדר אלפביתי או הפוך. יש אפשרות מיון נוספת: כיבוי המסנן האוטומטי שלך.
כדי לעשות זאת, לחץ על לחצן תפריט המשולש לצד סמל הסינון האוטומטי בתוך Sheets. בתוך התפריט הזה, תראה אפשרות למסנן שלך (שנקרא "מסנן 1", או כל מסנן מספרים שיצרת), כמו גם אפשרות ל"ללא". כדי לכבות את המסנן שהחלת קודם לכן, פשוט בחר "ללא" מהתפריט הזה.
הגיליון האלקטרוני שלך יחזור לקדמותו כמו קסם אבל ללא התאים הריקים, מחקת קודם לכן.
עם מחיקת התאים, תוכל להמשיך לארגן מחדש ולהוסיף נתונים בחזרה לגיליון האלקטרוני שלך. אם, מסיבה כלשהי, שיטה זו גורמת לנתונים שלך לצאת מכלל תקינות, היפוך זה פשוט כמו צלילה לתוך היסטוריית המסמכים שלך וחזרה לעותק קודם.
אתה יכול גם להשתמש בפונקציית ההעתקה וההדבקה כדי להעביר את הנתונים שלך בקלות, מבלי שתצטרך להתמודד עם מאות תאים ריקים החוסמים את הנתיב שלך. זה לא פתרון מושלם אבל זה כן עובד כדי לדחוף את הנתונים שלך מעל מסת התאים הריקים במסמך שלך. ובסופו של יום, זה הרבה יותר קל מאשר מחיקה המונית של שורות אחת אחת.