כנראה אחת התכונות הטובות ביותר שיש ל-Smartsheet להציע היא יצירת דוחות פרויקטים. מתן אפשרות למנהלי פרויקטים לעבוד עם נתונים מגיליונות שונים בתצוגה אחת יכולה לחסוך זמן אמיתי. עם זאת, תהליך זה עשוי להיראות מאתגר עבור אלה שמעולם לא עשו דוחות או רק התחילו להשתמש ב-Smartsheet. אם אתה שייך לאחת משתי הקטגוריות, הגעת למקום הנכון.
במדריך שלב אחר שלב זה, נספר לך את כל מה שאתה צריך לדעת על יצירת דוח ב-Smartsheet. אתה תצא משם בידיעה מהם סוגי הדוחות השונים וכיצד להגדיר כל אחד מהם.
כיצד ליצור דוח ב-Smartsheet במחשב?
כל מנהל פרויקט מצליח צריך לדעת לבצע ריבוי משימות ביעילות. להתעדכן במשימות שוטפות, במכירות שבועיות או בפרויקטים אחרים יכול להיות מרתיע ללא דיווחים בזמן על כל אחת מהפעילויות הללו. דוחות שימושיים במיוחד למענה על שאלות הליבה העסקיות וניהול ומעקב אחר זרימת עבודה.
אתה יכול לערוך, לסכם או למיין את כל הנתונים בדוח. לאחר שיצרת אחד בהצלחה, תוכל לשלוח, לשתף או לפרסם אותו עם עמיתיך או בעלי עניין.
אתה יכול ליצור שני סוגי דוחות בסיסיים באפליקציית הדפדפן של Smartsheet לשולחן העבודה: דוחות סיכום שורה וגיליון.
דוחות השורות צוברים באופן מיידי נתוני שורות מגיליונות שונים. הודות לדוחות אלה, אתה יכול לקבל סקירה כללית של כל המשימות הלא הושלמו, תשלומים שלא עברו, או כל מידע אחר המוערם בשורות.
דוח סיכום הגיליון מציג מידע סיכום של שדות על פני גיליונות שונים. זהו כלי מצוין לקבלת סקירה מפורטת של פרויקטים שונים.
אתה יכול לבנות דוחות שורה וסיכום ב- Report Builder בתוך אפליקציית הדפדפן של Smartsheet לשולחן העבודה. תהליך זה כרוך בלא מעט שלבים, אך הם יהיו חתיכת עוגה למי שיפעל בקפידה על ההוראות שלהלן:
דוח שורה
שלב 1: יצירת דוח השורות
- היכנס לחשבון הדפדפן Smartsheet שלך בשולחן העבודה שלך.
- נווט אל סימן התפריט בפינה השמאלית העליונה של החלון.
- לחץ על סימן הפלוס כדי להיכנס למרכז הפתרונות.
- לחץ על "צור" בסרגל הצד השמאלי.
- בחר "דווח" מהאפשרויות המוצגות.
- יוצג חלון הנחיה המבקש ממך לתת שם לדוח ולבחור את סוג הדוח.
- בחר "דוח שורה" ולחץ על "אישור".
כעת תצטרך להגדיר את הדוח שלך כדי שתוכל להשתמש בו.
שלב 2: הגדרת דוח השורה
השתמש בכרטיסיות בסרגל הכלים העליון כדי להגדיר את דוח השורה. אתה יכול להגדיר את הדברים הבאים: גיליונות מקור, עמודות לתצוגה, קריטריוני סינון, קבוצה, סיכום, מיון. לדוגמה, בכרטיסייה קריטריוני סינון, תוכל לבחור תנאים שיוצגו בדוח שלך. אתה יכול לסנן לפי הערות, מחלקה, תיאור, שהוקצו ל, ועוד הרבה יותר.
שלב 3: מיון תוצאות דוחות שורות
חלק חיוני ביצירת דוח שורה הוא למיין את התוצאות לפי שדות:
- לחץ על הקטע "מיין" בתפריט סרגל הכלים.
- בחר שדה שלפיו למיין את הדוח.
- בחר "מיין יורד" או "מיין עולה" לפי האופן שבו אתה רוצה למיין את התוצאות.
אם ברצונך להוסיף קריטריוני מיון נוספים, לחץ על האפשרות "מיין לפי עמודה אחרת". אתה יכול למיין את תוצאות הדוח לפי לא יותר משלושה שדות.
כיצד ליצור דוח באפליקציית Smartsheet iPhone?
אפליקציית Smartsheet iPhone מאפשרת לך לגשת ולערוך מידע בכל הגיליונות והדוחות הזמינים. זה יכול להיות הצלת חיים אמיתית כשאתה בחוץ בלי המחשב שלך, ואתה מקבל משימת תצורת נתונים מאולתרת שצריך לבצע מיד.
עם זאת, אפליקציית Smartsheet לנייד אינה מאפשרת למשתמשים ליצור דוחות חדשים. כפי שהומלץ באתר שלהם, עדיף להשתמש באפליקציה עם דוחות או גיליונות שהוגדרו בעבר. עליך להשתמש בגרסת שולחן העבודה כדי להגדיר דוח או לבנות אוטומציה, להחיל נוסחאות ושינויים ניהוליים אחרים. אתה יכול לבצע שינויים בעמודות בטלפון שלך אם אתה מנהל גיליון או בעלים.
כיצד ליצור דוח באפליקציית Smartsheet Android?
גישה לדוחות Smartsheet במכשיר האנדרואיד שלך יכולה להיות נוחה באופן מפתיע, במיוחד כשהמחשב שלך מחוץ להישג יד. למרבה הצער, אפליקציית Smartsheet Android עדיין לא תומכת ביצירת דוחות חדשים.
אתה יכול לגשת לכל הדוחות בסביבת העבודה שלך בכל עת באמצעות מכשיר ה-Android שלך. אתה יכול גם לערוך את העמודות אם אתה הבעלים או המנהל של הדוח. יצירת דוחות, גיליונות חדשים או עבודה עם כל שינוי ניהולי נעשה בצורה הטובה ביותר בגרסת Smartsheet שולחן העבודה.
כיצד ליצור דוח סיכום ב-Smartsheet?
יצירת דוח סיכום מאפשרת לצוותים לצבור שדות סיכום ספציפיים מגיליונות שונים במקום אחד. פעולה זו מאפשרת לכל אחד לזהות מידע ונתונים חשובים בתצוגה ברמת התיק. לאחר מכן תוכל לשלב בקלות את הנתונים לקבוצות, לסכם מידע על ידי יישום פונקציות ועוד הרבה יותר.
הנה מה שכדאי לדעת לפני יצירת דוח סיכום ב-Smartsheet:
- שדות הסיכום בכל הגיליונות שאתה מתכנן לכלול צריכים לקבל שמות באופן עקבי. האפליקציה לא תכלול מידע עבור סיכום ספציפי אם יש אפילו הבדלים קלים ביותר בריווח או באיות.
- השתמש באותם סוגי שדות עבור כל הסיכומים שצוברים את אותם נתונים. אתה רוצה שלכל העמודות יהיה פורמט מטבע אם אתה צובר מידע כסף, למשל. זה יעזור להתרחק מעמודות דוחות כפולות. אם חלק מהשדות היו רק מספרים, ואחרים היו מטבעות, היית בסופו של דבר עם שתי עמודות - אחת לכל סוג שדה.
כך יוצרים דוח סיכום ב-Smartsheet:
- הפעל את אפליקציית Smartsheet בדפדפן שולחן העבודה שלך.
- עבור אל שורת התפריטים בפינה הימנית העליונה. זה התפריט עם שלושה קווים אופקיים.
- בחר את "מרכז הפתרונות", המוצג כסימן פלוס.
- לחץ על כפתור "דווח".
- תראה הנחיה המבקשת ממך לתת שם לדוח ולבחור סוג דוח.
- בחר באפשרות "דוח סיכום גיליון".
- לחץ על "אישור".
- (אופציונלי, ניתן לעשות מאוחר יותר) בקטע "גליונות מקור", בחר את גיליונות המקור שאת שדות סיכום הגיליון שלהם ברצונך לכלול.
- (אופציונלי, ניתן לעשות זאת מאוחר יותר) תחת "שדות לתצוגה", ציין את העמודות להצגה. אלו הם שדות סיכום שברצונך להוסיף.
אתה יכול להוסיף את דוח סיכום הגיליון ישירות ללוח המחוונים שלך עם ווידג'ט הדוח. אתה יכול גם להמחיש את נתוני הדוח בתרשימים או גרפים ולהקל על הקולגות שלך לגשת למידע.
כדי ליצור תצוגת תיק של כל הנתונים הכלולים, עליך להגדיר איזה מידע לשלוף לדוח הסיכום. אתה יכול לעשות זאת על ידי ניווט בהגדרות סרגל הכלים:
- גיליונות מקור: ציין איזה גיליון ותקציר גיליון לכלול בדוח.
- עמודות לתצוגה: בחר את שדה הסיכום לכלול בדוח.
- קריטריוני סינון: הגדר פרמטרים עבור המידע המוצג בדוח.
- קבוצה: ארגן שורות על ידי קיבוץ נתונים דומים לסיווגים לוגיים.
- לסכם: חלץ מידע הליבה של דוח.
- מיון: בחר כיצד למיין את נתוני סיכום הדוח.
כדי להחיל את כל השינויים הללו, לחץ על "שמור" בפינה השמאלית העליונה של חלון האפליקציה. לאחר מכן תוכל לראות את כל המידע שעמד בקריטריונים שנבחרו לעיל.
כיצד ליצור דוח מצב ב-Smartsheet?
דוחות סטטוס עוזרים לסכם את התקדמות הפרויקט הכוללת, ומטרתם העיקרית היא לעדכן את כולם לגבי השינויים המתמשכים והסיכונים הפוטנציאליים או מחסומים. למרבה המזל, ל-Smartsheet יש טונות של תבניות חינמיות בהן תוכלו להשתמש כדי ליצור דוח מצב מפורט. אתה יכול למצוא אותם בעמוד זה.
אתה יכול גם ליצור דוח מצב משלך ולהסתכל רק על התבניות להשראה. הנה כמה מהסעיפים הבסיסיים שעליך לכלול בדוח המצב שלך:
- שם הפרוייקט. כאן כותבים את שם הפרויקט. השם צריך להיות ברור מספיק עבור כל בעלי העניין שעשויים לעיין בדוח המצב.
- מנהל פרוייקט. שם האחראי על הפרויקט.
- תקופת הפרויקט. פרק הזמן שהפרויקט מכסה.
- תאריך סיום. כדאי לכתוב את תאריך היעד של הפרויקט כאן. אם אין תאריך יעד מדויק, אתה יכול לכתוב את התאריך המשוער.
- תַקצִיב. מה מצב התקציב של הפרויקט שלך? זה המקום שבו אתה מזין אם זה על היעד או לא.
- לוח זמנים. זה המקום שבו אתה רושם את מצב לוח הזמנים של הפרויקט שלך. האם יש מחסומים, או שהכל בסדר עד כה?
- איכות. כאן תוכלו להזין האם הפרויקט הצליח או נוטה לסיכון.
- תְחוּם. רשום את היקף הפרויקט והאם הפרויקט הראשוני היה גדול מדי או קטן.
- סיכונים. כתבו על כל הסיכונים איתם התמודד הפרויקט שלכם. מה המעמד שלהם עכשיו?
- מחסומים. ציין מחסומים אחרים שעלולים להפריע לפרויקט שלך.
סעיפים אלו יספיקו יותר ממספיק כדי ליצור דוח ברור שעוקב אחר כל שלבי ההצלחות של הפרויקט.
יצירת דוח ב-Smartsheet
יצירת דוחות למעקב אחר התקדמות הפרויקט חיונית להבטחת זרימת עבודה מפורטת, קומפקטית וחוסכת זמן. על ידי שילוב הנתונים ממספר גיליונות לתצוגת תיק אחד, אתה יכול בקלות לשתף מידע מפתח עם בעלי עניין. עם Smartsheet, אתה יכול לעשות בדיוק את זה. אני מקווה, לאחר קריאת המדריך שלנו, תוכל ליצור דוחות ב-Smartsheet בעצמך.
איזה סוג דו"ח אתה מוצא שימושי במיוחד לניהול פרויקטים? שתף את המחשבות והחוויות שלך בקטע ההערות למטה.