תמונה 1 מתוך 9
כשמדובר בביטול מסמכים יומיומיים, לעתים רחוקות יש צורך להעז מעבר ללשונית הבית של Word. אבל חבוי בתוך הממשק, יש שפע של כלים נוספים שמחכים להתגלות. תכונות אלו אינן באמת "סודיות", אך משתמשים רבים אף פעם לא מוצאים אותן - והן יכולות לחסוך לך זמן ומאמץ ניכרים.
להלן אנו מתארים את 20 התכונות המובילות שלנו ב-Word שניתן להתעלם מהם בקלות. רבים מהם נמצאים ב-Word כבר עשור או יותר וניתן למצוא אותם בתפריטים של Word XP ו-Word 2003, אבל נתמקד בממשק הסרט מוורד 2007 ומעלה, שבסופו של דבר הומצא כדי לעזור משתמשים מוצאים את התכונות האזוטריות יותר של התוכנה.
1. בחר בעיצוב דומה
בעולם אידיאלי, לכל אלמנט במסמך שלך יוקצה לו סגנון. אבל אם הסתמכת על עיצוב מקומי, עדיין קל לבצע שינויים גלובליים. קטע העריכה, בקצה הימני של לשונית הבית, כולל את האפשרות השימושית "בחר את כל הטקסט עם עיצוב דומה". זה מאפשר לך להדגיש בקלות את כל הכותרות האד-הוק, הכתוביות וכו' בבת אחת ולשנות את המראה שלהן בבת אחת - או להחיל סגנון לניהול קל יותר בעתיד.
2. לוח הלוח
לוח הלוח מציע דרך נוחה לשמור יותר מאלמנט אחד בלוח בבת אחת. לחץ על סמל הפופ-אאוט הקטן בקטע הלוח של הכרטיסייה 'בית' כדי לפתוח אותו. עד 24 פעולות חיתוך והעתקה אחרונות זכורות, ותוכל ללחוץ על כל אחת מהן כדי להדביק אותה בנקודת ההכנסה. התפריט הנפתח 'אפשרויות' בתחתית מאפשר לך לשלוט מתי חלונית הלוח מופיעה; אפשרות אחת היא לגרום לזה להופיע כאשר אתה לוחץ על Ctrl+C פעמיים.
3. תרגם
סקירת Word | פונקציית התרגום שולחת את הטקסט של המסמך שלך לדף האינטרנט של Microsoft Translator ומציגה תרגום בחלון דפדפן. ב-Word 2010 ו-2013, אתה יכול גם להפעיל סקירה | תרגם | Mini Translator, המציג הסבר כלים עם רוחות רפאים כאשר אתה מרחף מעל קטע טקסט נבחר; הזז את המצביע שלך אליו כדי לראות תרגום מוקפץ בשפה שבחרת. ישנן עשרות שפות לבחירה: עיין בהן על ידי בחירה בחר שפת תרגום מהתפריט הנפתח תרגום.
4. קרנינג
תוכנה מקצועית לפרסום שולחני תומכת ב- Kerning - התאמה סלקטיבית של המרווח בין התווים כדי להפוך את הטקסט ליותר אסתטי. Word אינו עושה זאת כברירת מחדל, אך ניתן להפעיל אותו על ידי לחיצה על סמל החלון הקופץ בקטע גופן בכרטיסייה בית וסימון התיבה שכותרתה "Kerning for fonts"; הזן גודל נקודה מינימלי בתיבה מימין. עם זאת, אם אתה משתמש בקורינג על גופנים זעירים, האותיות עשויות להיראות כמו פועלות יחד, מה שמפחית את הקריאה.
לגישה קלה יותר השתמש בקיצור המקלדת CTRL+D, או CMD+D ב-Mac. קיצור דרך זה יעביר אותך ישירות למסך הגופנים ללא קשר לגרסה שבה אתה משתמש. אלה המריצים את Word 2007 או גרסה קודמת יותר יצטרכו לסמן את האפשרות מרווח תווים. אם אתה מפעיל גרסה מאוחרת יותר, בחר בכרטיסייה 'מתקדם' בחלק העליון של החלון הקופץ כפי שמוצג לעיל.
5. הכנס תרשים
אם אתה רוצה לכלול תרשים Excel במסמך שלך, אתה לא צריך לעזוב את Word. בחירת הוספה | תרשים ב-Word יפתח תצוגת Excel מיניאטורית, שבה תוכל לערוך או לייבא את הנתונים שלך. פשוט סגור את חלון האקסל לאחר שתסיים - הוא יוצג בצורת תרשים בתוך Word. בחלק העליון של חלון Word, כרטיסיות כלי התרשים מעניקות לך שליטה מלאה על העיצוב והמראה של התרשים שלך, כך שאין צורך להפעיל את Excel באופן ידני.
6. SmartArt
SmartArt עוזרת לך להמחיש תהליכים ומערכות יחסים באמצעות כמעט 200 פריסות שתוכננו מראש עבור ארגוני פירמידה, מחזורים, היררכיות, מטריצות ועוד. כדי להשתמש בו ב-Word, פשוט לחץ על הוסף | SmartArt ובחר תבנית. לאחר מכן הקלד את התוויות שלך בחלונית המרחפת שמופיעה וגרור את נקודות האחיזה כדי לשנות את גודל ה-SmartArt. אם אתה רוצה שהוא ירחף מעל המסמך שלך, אתה יכול להשיג זאת בקלות על ידי יצירת תיבת טקסט (דרך Insert | Text Box) והכנסת SmartArt שלך בתוכה.
7. הכנס צילום מסך
אם אתה כותב מדריך - או שאתה פשוט רוצה דרך קלה לכלול במסמך שלך תמונה מתוכנית אחרת - אתה יכול לתפוס אזור בשולחן העבודה של Windows על ידי בחירה ב- Insert | צילום מסך; התפריט הנפתח מאפשר לייבא ישירות כל חלון פתוח כתמונה. לחלופין, ניתן לבחור באפשרות Screen Clipping כדי לגרור מלבן עם העכבר ולתפוס אזור מותאם אישית של המסך.
8. הכנס חלקים מהירים
עסקים צריכים לעתים קרובות ליצור מכתבים ומסמכים המכילים אלמנטים סטנדרטיים או פסקאות, כגון כתובת. תכונת הטקסט האוטומטי של Word יכולה לעזור. בחר קטע טקסט ולאחר מכן בחר הוסף | חלקים מהירים | טקסט אוטומטי | שמור את הבחירה בגלריית הטקסט האוטומטי. כעת תוכל להכניס מחדש את הטקסט הזה לכל מסמך על-ידי בחירתו מתוך הכנס | חלקים מהירים | תפריט טקסט אוטומטי. אתה יכול גם להגדיר Quick Parts עבור אלמנטים כגון שם החברה וכתובת הדוא"ל שלך, וב-Building Block Organizer תוכל להגדיר תבניות ואובייקטים עם גישה מהירה.
זכור כי אפשרות זו אינה זמינה למשתמשי Mac בזמן הכתיבה.
9. מיקוף
מתן אפשרות למילה המוזרה להישפך על פני שתי שורות יכולה לשפר את מראה המסמך שלך. זה יכול למנוע מהשוליים הימניים שלך להיות מרופטים מדי או, בטקסט מוצדק לחלוטין, זה יכול למנוע "איים" גדולים של רווח לבן להופיע בין כל מילה. Word יכול למקף מילים באופן אוטומטי לפי הצורך, אך התכונה כבויה כברירת מחדל: כדי להפעיל אותה, עבור ללשונית פריסת עמוד ובחר במקף | אוֹטוֹמָטִי.
10. מספרי שורות
אם אתה מתייחס לקוד, למסמכים משפטיים או אפילו לשירה, אולי תרצה למספר את השורות שלך לעיון קל. כלי הרשימה הממוספרת של Word מחיל הגדרות הזחה שאולי אינן מה שאתה רוצה: בחר פריסת עמוד | מספרי שורה במקום ו-Word יחילו מספור מסודר בשולי המסמך. כברירת מחדל, מספור השורות מוחל על כל המסמך, אך ניתן לגרום לו לדלג על טקסט נבחר על ידי בחירה במספרי שורות | "הדחיק עבור הפסקה הנוכחית".
11. חתימות דיגיטליות
לא תמיד ברור אם מסמך דיגיטלי הוא מקור אותנטי. כדי לחתום על מסמך עם מפתח הצפנה אישי, עבור ללשונית קובץ (או הכדור ב-Word 2007), בחר הגן על מסמך ובחר "הוסף חתימה דיגיטלית"; תתבקש לשמור את המסמך לפני הוספת החתימה שלך. החתימה תבוטל אוטומטית אם המסמך ישונה, כך שנוכחותה היא ערובה לאותנטיות. אם ברצונך להזמין מישהו אחר לחתום על מסמך, עבור ללשונית הוספה ובקטע טקסט, בחר שורת חתימה.
12. סימן מים
כאשר אתה מפיץ טיוטה של מסמך או משתף משהו פרטי עם עמית לעבודה, זה שימושי להיות מסוגל לסמן את הדף כדי שתוכל לראות במבט חטוף באיזה סוג מסמך מדובר. התפריט הנפתח סימן מים, תחת הכרטיסייה פריסת עמוד, מאפשר לך להוסיף סימן מים אפור גדול שאומר "טיוטה", "סודי" או "דחוף" בשתי לחיצות. בחר סימן מים מותאם אישית כדי למקם טקסט או תמונה משלך.
משתמשי Mac יצטרכו להשתמש בכרטיסייה 'הוספה' בחלק העליון של מסך המחשב שלהם כדי לגשת לאפשרות סימן מים.
13. ציטוטים
עבור עבודות אקדמיות, Word יכול גם לעזור לך לנהל את הציטוטים שלך. בכרטיסייה הפניות, תמצא כפתור לניהול מקורות; כאן, אתה יכול להזין את הפרטים של כל עבודה שאתה מתייחס אליה, ולאחר מכן להוסיף הפניות אליהן על ידי לחיצה על התפריט הנפתח Insert Citation. אתה יכול לבחור פורמט ציטוט מתוך 14 סגנונות מוכרים, כולל תקני APA ו-MLA, ובסוף, אתה יכול ליצור ביבליוגרפיה בלחיצה אחת.
14. מאקרו
ממשק הסקריפטים של Office מתוחכם, בלשון המעטה, אבל אם אתה רוצה להפוך משימה פשוטה שחוזרת על עצמה, אין צורך להקליד שורת קוד. בכרטיסייה תצוגה, לחץ על התפריט הנפתח מאקרו ובחר הקלט מאקרו. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, בחר כפתור או קיצור מקשים (זכור ללחוץ על הקצה כדי לאשר את בחירתך); לאחר מכן בצע את המשימה שברצונך להפוך לאוטומטי. כשתסיים, חזור לתפריט הנפתח ובחר הפסק הקלטה. כעת לחיצה על הכפתור או שילוב המקשים שבחרת בכל עת תחזור על הפעולות שהקלטת.
15. תצוגת מתאר
אם אתה משתמש ב-Word עבור פרויקט גדול, כגון עבודת גמר במכללה או רומן, זה יכול להיות מועיל לחלק את המסמך לחלקים ולתת-סעיפים. עבור לתצוגה | קווי מתאר כדי לגשת לתצוגה היררכית המאפשרת לך לסמן כותרות ולכווץ את גוף הטקסט מתחתיהן; זה נותן לך סקירה ברורה של המסמך שלך, שניתן לארגן מחדש ללא מאמץ על ידי הזזת חלקים. ניתן גם לאסוף מספר מסמכים לפרויקט אב אחד: לחץ על הצג מסמך במקטע מסמך ראשי של הכרטיסייה מתאר כדי לייבא או ליצור מסמכי משנה.
16. צבע עמוד
אם אתה רוצה שהמסמך שלך יבלוט, אתה יכול להשתמש בפריסת עמוד | תפריט נפתח של צבע עמוד כדי להחיל שטיפת רקע; בחר אפקטי מילוי ותוכל להוסיף דפוסים ומרקמים. מילוי ותבניות מוחלים אוטומטית על כל דפי המסמך שלך. כמו כן, למרות שאתה יכול לראות אותם על המסך, הם לא מודפסים, כך שהם לא יפריעו לקריאה של העותקים הקשיחים שלך.
חלק מהמשתמשים עשויים למצוא את בחירת צבעי העמוד תחת הכרטיסייה 'עיצוב' בהתאם לגרסת Microsoft Word ולמערכת שבה אתה משתמש.
17. הכנס אינדקס
תכונה שימושית שלישית לעבודות ארוכות יותר היא היכולת ליצור אינדקס אוטומטית. כדי להשתמש בתכונה זו, תחילה עליך לסמן את ההפניות שלך בטקסט על ידי בחירת המילה או הביטוי הרלוונטיים, ולאחר מכן לחיצה על הפניות | הכנס אינדקס. לאחר שסימנת את כל מילות המפתח שלך, לחץ על הוסף אינדקס כדי ליצור אינדקס. זה יכיל הפניות למקרים שסימנת, וקישורים מתעדכנים למספרי הדפים שבהם הם מופיעים.
18. שלבו והשוו מסמכים
Word יכול להשוות או לשלב באופן אוטומטי שני מסמכים: אתה תמצא את הכלי תחת סקירה | לְהַשְׁווֹת. אם אתה מעדיף לבצע את העבודה בעצמך, לחץ על הצג | הצג זה לצד זה; זה ימקם אוטומטית את המסמכים שלך אחד ליד השני בגורמי זום זהים, כך שתוכל להסתכל בקלות קדימה ואחורה ביניהם. אם תלחץ על כפתור גלילה סינכרונית, הם אפילו יגללו למעלה ולמטה בשלב נעילה כאשר תזיז את הסמן או תגרור את פס הגלילה.
19. מפקח מסמכים
קציני עיתונות ועובדי מדינה נחתו את עצמם במים חמים בעבר בגלל הפצת מסמכים עם מידע רגיש המוטבע במטא-נתונים שלהם, או שניתן לשחזר באמצעות אפשרות Track Changes של Word. אל תעשה את אותה טעות: בקטע מידע תחת הכרטיסייה קובץ (או ה-Orb ב-Office 2007), תמצא מבחר אפשרויות תחת התפריט הנפתח "התכונן לשיתוף" המאפשרות לך לבדוק מידע נסתר (וגם לאשר תאימות עם מהדורות אחרות של Word).
20. התאם אישית את הסרט
ממשק הסרט תוכנן להיות יציב יותר מממשק Office 2003 הניתן להתאמה אישית. עם זאת, אם תבחר קובץ | אפשרויות | התאם אישית את רצועת הכלים, אתה יכול להוסיף לו פונקציות חדשות ולהסיר את אלה שאתה לא רוצה לראות. אתה יכול להוסיף תכונות שבדרך כלל לא נחשפות כלל - יש מבחר מועיל של "פקודות לא בסרט" - ואפילו ליצור כרטיסיות משלך. אם זה מסובך מדי, אתה יכול להתאים אישית את סרגל הכלים 'גישה מהירה' המופיע בחלק העליון של המסך על ידי שימוש בחץ הנפתח הקטן בקצה הימני שלו.
